Dai voucher alle sanzioni: guida per aziende alla ‘fase 2’ della e-fattura
Il passaggio alla fatturazione elettronica ha innescato un forte cambiamento nelle abitudini e nei processi aziendali. Tra procedure mai sperimentate e software di nuova generazione, le amministrazioni si sono adattate alla normativa non senza difficoltà. La sfida però non è conclusa: dopo la prima fase transitoria, dal 1 luglio 2019 verranno introdotte una serie di novità rilevanti che impatteranno ulteriormente sull'organizzazione interna delle aziende. Non è solamente una questione di sanzioni e adempimenti. In questo ‘secondo round’ nell’introduzione della e-fattura, le aziende potrebbero fare il salto di qualità in termini di digitalizzazione e innovazione dei processi. Ne è convinta Monica Montaguti, commercialista e membro del board di SCOA, che spiega come la fatturazione elettronica, se accolta con i giusti mezzi, possa diventare «un grande propulsore di efficienza». «È un’occasione - dice - per perfezionare le procedure. Per semplificare, ad esempio, i passaggi interni per la liquidazione di una fattura tramite autorizzazione digitale. Va creato un sistema in grado di contrarre i tempi di pagamento con benefici anche per i fornitori».
La buona notizia è che le aziende si stanno attivando nel rinnovare l’organizzazione dei processi. «Come consulenti dialoghiamo con decine di aziende, dalle pmi alle multinazionali, e il problema non è la mancanza di propensione all’innovazione. Semmai c'è poca conoscenza degli strumenti a disposizione. Penso a software aggiornati o a strumenti digitali che consentono di risparmiare tempo», aggiunge Montaguti. Ecco perché per le aziende è fondamentale fare formazione su temi come la fatturazione ma anche la gestione dei documenti e migliorare le competenze del personale dedicato. «Occorre confrontarsi con gli imprenditori e con i loro dipendenti per capire quali procedure sono oggi applicate e quali soluzioni vanno implementate. Per noi consulenti monitorare l’aspetto della fatturazione elettronica è un modo per valutare se le aziende hanno sfruttato davvero tutti i vantaggi che la e-fattura dovrebbe portare per il processo amministrativo». E non sempre questo avviene. «Ad esempio ci sono imprese che ancora oggi stampano le fatture oltre a trasmetterle in formato digitale. Il che significa fare doppio lavoro. E questa è una criticità che va oltre la gestione delle fatture, vale anche per i contratti o i documenti ricevuti dai fornitori». In breve, è necessario studiare a che punto sono le aziende nel processo di digital transformation per intervenire caso per caso. «Molte aziende - racconta Montaguti - poi non sanno nemmeno che esiste un voucher per la digitalizzazione. Uno contributo che potrebbe azzerare il costo sostenuto per la consulenza in ambito digital».
Certo, non aggiornarsi comporta dei rischi che non vanno sottovalutati. Se la fattura elettronica non viene emessa si applica una sanzione, prevista dall’articolo del D.Lgs. n. 471/1997, che va dal 90% al 180% dell’IVA relativa all’imponibile. Ma i problemi sorgono anche per chi non riceve la e-fattura e non fa nulla in proposito. Infatti, se la fattura elettronica tra privati non viene ricevuta dal cessionario/committente, quest’ultimo deve attivarsi direttamente procedendo all’emissione di una autofattura da inviare al Sistema di interscambio. «La regola più impattate che entra in vigore è poi legata alla data della fattura. Che deve coincidere con la data della trasmissione della stessa al Sistema di interscambio e questo influisce sulla gestione del flusso che va rivista completamente», conclude Montaguti. Ecco perché un'impresa per restare competitiva deve dotarsi di sistemi efficaci e rivoluzionare i processi amministrativi scommettendo sulla tecnologia e sulla formazione del personale. Per viaggiare, davvero, verso la completa digitalizzazione.