Fattura elettronica: step per l’implementazione
Un responsabile amministrativo di una società di capitali vorrebbe passare alla fatturazione elettronica adottando anche la conservazione digitale a norma; come approcciare la tematica partendo dal ciclo attivo? All’interno di questo argomento dove si colloca la conservazione digitale a norma? Quali sono gli steps operativi da seguire e che supporto possono dare le softwarehouses?
Nel presente articolo vi forniamo alcune indicazioni per orientare le vostre valutazioni sulla convenienza di introdurre una fatturazione elettronica, partendo dal ciclo attivo.
Tipicamente, il flusso che la fattura di vendita dovrà seguire sarà il seguente:
- Generazione della fattura da sistema gestionale
- Conversione in formato xml
- Apposizione firma digitale
- Trasmissione al sistema di interscambio (SDI)
- Attesa della risposta da parte di SDI
- Apposizione marca temporale
- Trasferimento al sistema per la conservazione digitale a norma
Cerchiamo ora di costruire un glossario che aiuti a definire il ruolo dei diversi “attori” coinvolti nel workflow.
Fattura elettronica
E' quella fattura che è stata emessa in un formato elettronico. E’ opportuno rilevare che circostanza determinante per distinguere la fattura elettronica da quella cartacea NON è il tipo di formato “nativo”, ma che la fattura sia in formato elettronico all’atto della sua trasmissione/ricezione.
A titolo di esempio, una fattura “nata” in formato elettronico può perdere tale caratteristica se trasmessa in formato cartaceo, al contrario, può assumere le caratteristiche di fattura elettronica quel documento che seppur creato in formato cartaceo venga successivamente convertito in un documento informatico e successivamente trasmesso tramite i canali telematici prestabiliti
Firma digitale
E’ un particolare tipo di firma elettronica basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, solo con la sua apposizione la fattura assume il requisito di autenticità.
Sistema di interscambio
Comunemente conosciuto con l’acronimo SDI, è un sistema informatico gestito da Sogei per conto dell’Agenzia delle Entrate, tale sistema riceve le fatture elettroniche in formato XML (eXtensible Markup Language), ne verifica la correttezza dal punto di vista tecnico (le fatture in formato XML devono rispettare una struttura ed un contenuto predefinito e rigido), verificandone appunto la conformità strutturale. Successivamente alla trasmissione, il sistema procede all'analisi di quanto ricevuto rilasciando entro 24/48 ore una ricevuta che ne sancisce o meno la correttezza. Attenzione: l’SDI NON assolve agli obblighi imposti dalla normativa civilistica in materia di conservazione sostitutiva. In estrema sintesi una fattura elettronica trasmessa attraverso il sistema SDI deve essere archiviata in via sostitutiva (unitamente al report prodotto da SDI che ne sancisce la correttezza) per poter assumere le caratteristiche imposte dalla normativa civilistica.
Marca temporale
L’apposizione della marca temporale (Timestamp) è l’atto che precede l’archiviazione sostitutiva del documento con cui si conclude l’iter della dematerializzazione. Sancisce in modo inequivocabile l’orario e la data in cui il file elettronico è stato archiviato.
Conservazione digitale a norma
E’ un insieme di procedure elettroniche informatiche regolamentate dalla legge che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale. Il rispetto di tali procedure permette a tali documenti di assumere valenza legale, sostituendosi in tutto e per tutto a quelli originariamente emessi in formato tradizionale (cartaceo) consentendone la contestuale dismissione. La conservazione digitale DEVE garantire ai documenti archiviati in questa modalità le caratteristiche “A.I.L.” (Autenticità, Immodificabilità, Leggibilità).
Il ruolo delle softwarehouses
Immaginando di essere supportati nell’intero processo aziendale da un sistema gestionale integrato, la softwarehouse che fornisce assistenza in questo ambito potrà proporre un supporto modulabile su più livelli.
Il requisito minimo richiesto al sistema gestionale è che questo possa convertire in formato xml la fattura che fino a ieri veniva generata in maniera “tradizionale”. Potenzialmente ci si potrebbe fermare a questo ma, adottando questa soluzione, a carico del reparto amministrativo rimarrebbe il resto del processo (apposizione della firma digitale, trasmissione all’SDI del file, gestione della risposta, apposizione della marca temporale ed invio alla conservazione sostitutiva del documento). Il nostro consiglio è quello di non richiedere “l’intervento base” ma di spingersi oltre, solitamente le softwarehouse “a latere” forniscono pacchetti aggiuntivi utili a gestire l’intero workflow.
E’ ovvio e scontato che l’investimento richiesto sarà più alto, ma il rapporto costi-benefici sarà sicuramente a favore dell’azienda; l’adozione della soluzione integrata permetterà di ottenere molteplici vantaggi, sia in termini di risparmio a livello di costi diretti, sia in termini di efficientamento di processi, ma di questo parleremo in modo diffuso nelle prossime occasioni.